Politique de confidentialité

Vacazen est un service en ligne de gestion des congés et absences édité par [Raison sociale]. Cette page explique quelles données personnelles sont traitées, pourquoi, combien de temps et comment exercer vos droits, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

Qui est responsable de vos données ?

Pour les données des salariés gérées dans un espace, l'entreprise cliente est responsable de traitement : elle décide des informations saisies et de leur usage. Vacazen agit en tant que sous-traitant, uniquement sur ses instructions, dans le cadre d'un accord de traitement des données (DPA). Pour les données des administrateurs qui créent un espace (compte, facturation), Vacazen est responsable de traitement.

Données traitées

• Identité et contact : nom, prénom, email professionnel, téléphone et adresse (facultatifs).
• Vie professionnelle : service, rôle, date d'entrée et de sortie, temps de travail, jours de repos.
• Absences : congés payés, RTT, formations, congés sans solde, événements familiaux, arrêts maladie (dates uniquement, sans pièce médicale), compteurs.
• Données de connexion : mot de passe chiffré (jamais lisible), date de dernière activité, journal des actions sensibles.

Finalités et bases légales

• Gérer les demandes d'absence et les compteurs de congés : exécution du contrat avec l'entreprise cliente et obligations légales de l'employeur.
• Sécuriser le service (authentification, journal d'activité, prévention des abus) : intérêt légitime.
• Envoyer les emails de service (invitations, notifications, réinitialisation du mot de passe) : exécution du contrat.

Durées de conservation

• Salariés en poste : pendant toute la durée d'utilisation du service par l'entreprise.
• Anciens salariés : 5 ans après la date de sortie, puis anonymisation automatique (les absences restent, sans identité).
• Notifications : 60 jours après lecture, 180 jours au plus.
• Espace supprimé : effacement définitif de toutes les données 30 jours après la demande de suppression.
• Liens envoyés par email : 1 heure (mot de passe), 48 heures (confirmation), 7 jours (invitation), 30 jours (annulation de suppression).

Destinataires et sous-traitants

Les données ne sont ni vendues ni utilisées à des fins publicitaires. Elles sont accessibles aux utilisateurs habilités de l'entreprise et, pour le support et uniquement en lecture, à l'équipe Vacazen (chaque accès est inscrit dans le journal de l'entreprise). Vacazen fait appel à : [hébergeur, pays], [service d'envoi d'emails, pays], [stockage de fichiers, pays]. Les données sont hébergées dans l'Union européenne.

Sécurité

Connexions chiffrées (HTTPS), mots de passe hachés (bcrypt), sessions révocables, séparation stricte des données de chaque entreprise, limitation des tentatives de connexion, journal des actions sensibles et sauvegardes régulières.

Cookies

Vacazen n'utilise qu'un cookie de session strictement nécessaire à la connexion. Aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience tierce : aucun consentement n'est donc requis.

Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Chaque utilisateur peut télécharger ses données depuis son profil (« Mes données ») ; les administrateurs peuvent exporter toutes les données de leur espace. Pour les données gérées par votre employeur, adressez-vous d'abord à lui. Vous pouvez aussi écrire à [email du délégué à la protection des données]. En cas de difficulté, vous pouvez saisir la CNIL (www.cnil.fr).